Cómo atender el WhatsApp de un club sin saturar al equipo

1. Anota las preguntas que más se repiten

Durante dos semanas apunta qué preguntan: horarios, line-up, precio de cada tramo, edad, vestimenta, cómo llegar, si hay guestlist. Casi siempre son diez o doce preguntas las que concentran la mayoría de los mensajes. Esa lista es la base de todo lo demás.

2. Ten una ficha completa de cada evento

Para cada fecha, escribe en un solo sitio: hora de apertura y de cierre, última entrada, tipos de entrada y precios, si se puede recargar, bonocopas, edad mínima, documento, vestimenta, servicios y cómo llegar. Lo que no esté escrito acabará preguntándose por WhatsApp.

3. Responde en la previa, no solo la noche del evento

La mayoría de las dudas llegan los días antes. Una respuesta en minutos suele decidir una compra; una respuesta al día siguiente, no. Si tu equipo no puede estar pendiente, automatiza las respuestas repetidas y deja las especiales para una persona.

4. Usa un enlace por evento con el mensaje ya escrito

Un enlace de WhatsApp con el mensaje precargado («Hola, tengo una duda sobre el sábado») hace que el chat llegue ya contextualizado y te permite saber qué cartel o qué historia de Instagram trae gente. Genera un enlace o un código QR distinto para cada evento y cada canal.

5. Decide cuándo entra una persona

No todo se debe automatizar. Define qué casos pasan siempre a una persona: quejas, incidencias, peticiones de reserva de mesa, prensa, colaboraciones. Y que el equipo pueda tomar el control de un chat sin que otra respuesta automática se cruce con la suya.

6. Mide: tiempo de respuesta, valoración y preguntas repetidas

Tres números bastan: cuánto tardas en responder, qué nota te pone quien ha sido atendido y qué preguntas se repiten más. Si una pregunta se repite, la información falta en tu web, en tu cartel o en tu ficha.

7. Cuida el número: escribe solo a quien lo ha pedido

Enviar mensajes a personas que no los han pedido puede hacer que WhatsApp bloquee el número y, además, incumple la normativa de protección de datos. Pide consentimiento, ofrece una forma clara de darse de baja y usa la API oficial en lugar de herramientas no oficiales.

Dónde encaja Bombot

Bombot aplica estas pautas por ti: contesta con la ficha de tu evento, te deja intervenir cuando quieras, genera enlaces y QR por evento y te enseña los números en un panel. Puedes verlo en chatbot de WhatsApp para discotecas y salas y, si organizas festivales, en WhatsApp para festivales y promotoras. Si te preguntas cuánto cuestan los mensajes, lee la guía de la API de WhatsApp Business.